DE VERTROUWENSCOACH

Wat is een vertrouwenspersoon? Informatie, wetgeving en 5 stappenplan.

Medewerkers hebben recht op een veilige werkomgeving. Als werkgever ben je wettelijk verplicht dit aan hen te bieden. Medewerkers kunnen op hun werk namelijk worden geconfronteerd met allerlei vormen van ongewenst gedrag. Denk hierbij aan pestgedrag, seksuele intimidatie, discriminatie, agressie en dergelijke.

Het is de taak van de werkgever om, naast het hebben van beleid, een plek te bieden waar een getroffen werknemer met zijn of haar problemen terecht kan, in de vorm van een interne- of externe vertrouwenscoach of ander vertrouwenspersoon.

Er leven momenteel veel vragen rondom ongewenst gedrag op het werk en de rol van een vertrouwenspersoon.

Coaching Nederland helpt werkgevers bij het realiseren van een gezonde psychosociale arbeidsbelasting. Dit doen we door voorlichting te geven op de werkvloer, te helpen met het opstellen van een beleid, opleiding(en) te verzorgen, te dienen als onafhankelijk meldpunt en bijvoorbeeld door medewerkers weerbaar te maken tegen ongewenst gedrag met de vertrouwenscoach.

Medewerkers hebben recht op een veilige werkomgeving!

Naast je verplichting als werkgever verdienen je medewerkers
een werkomgeving waar ze zich veilig voelen
en er een aanspreekpunt is bij ongewenst gedrag
met inzet van de vertrouwenscoach

Liever eerst even verder lezen?
Hieronder vind je meer informatie, wet- & regelgeving en een stappenplan om zelf te zorgen dat je het binnen jouw bedrijf ook goed geregeld krijgt!

Wat is een vertrouwenspersoon?

Een bedrijf of organisatie bestaat uit een groep mensen. Deze groep mensen werken samen, met collega’s onderling of via bijvoorbeeld met opdrachtgevers, leveranciers en andere partijen. In de meeste gevallen verloopt deze samenwerking soepel, zonder dat één van de partijen zich onprettig voelt, door ongepast / ongewenst gedrag. Helaas loopt het soms ook wel eens minder soepel en er is sprake van ongewenst gedrag.

Ongewenst gedrag is er natuurlijk in verschillende gradaties en in sommige gevallen grensoverschrijdend. Het is prettig als de medewerker in vertrouwen met iemand kan praten over ongewenst gedrag, zoals met een vertrouwenspersoon. Deze biedt een luisterend oor en kijkt naar oplossingsmogelijkheden.

De vertrouwenscoach

Vertrouwenscoaches bieden, naast het zijn van vertrouwenspersoon, een breder spectrum aan mogelijke oplossingen om ongewenst gedrag terug te dringen, zoals:

  • voorlichting geven aan de werkgever of getroffen werknemers,
  • het met de werkgever opstellen van beleid,
  • het binnen teams bespreekbaar maken van ongewenst gedrag,
  • een luisterend oor en sparringpartner zijn bij twijfels over gedrag,
  • een meldpunt zijn van ongewenst gedrag,
  • het helpen bij een korte termijn oplossing,
  • de getroffen medewerker helpen weerbaarder te worden,
  • het terugkoppelen van meldingen in de vorm van beleidsadvies,

Binnen het netwerk van Coaching Nederland bevinden zich verschillende professionals op het gebied van psychosociale belasting. Wij bieden dus keuze uit meerdere vertrouwenspersonen.

Gevolgen van grensoverschrijdend gedrag

De gevolgen van deze ongewenste omgangsvormen moet niet worden onderschat, medewerkers kunnen:

  • zich (langdurig) ziek melden waardoor het verzuim omhoog gaat,
  • minder productief worden,
  • een andere baan zoeken,
  • zich erg ongelukkig voelt,
  • agressief worden,
  • in sommige gevallen zelfs arbeidsongeschikt raken.

Zorg dus dat er aandacht wordt besteed aan ongewenst gedrag om grote gevolgen te voorkomen! Psychosociale belasting, in de vorm van ongewenst gedrag, wordt vaak onderschat en is één van de grootste arbeidsrisico’s.

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon is dus de persoon die je kunt aanspreken bij ongewenst gedrag. Naast dat het prettig is voor een medewerker dat hij of zij ergens met zijn of haar problemen terecht kan, is het ook gewoon heel verstandig. Als een medewerker er mee rond blijft lopen wordt de situatie vaak alleen maar erger en kunnen er gezondheidsklachten of zwaardere conflicten ontstaan. De meest voorkomende vormen van ongewenst gedrag zijn:

  • agressie,
  • geweld,
  • ongewenste intimiteiten,
  • pesterijen,
  • discriminatie.

Een vertrouwenspersoon of -coach kan helpen als er sprake is van ongewenst gedrag en draagt bij aan een oplossing met als doel het wegnemen van de psychosociale arbeidsbelasting.

Taken van een vertrouwenspersoon

Een organisatie kan kiezen voor een interne vertrouwenspersoon of een externe vertrouwenspersoon (hierover later meer). De taken blijven in dat geval gelijk. Een vertrouwenspersoon heeft de volgende taken:

1. Aanspreekpunt zijn

De belangrijkste taak van een vertrouwenspersoon is natuurlijk het zijn van een onafhankelijk en vertrouwelijk aanspreekpunt bij ongewenst gedrag.

2. Voorlichting en preventie

Ze geven voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag en ze begeleiden met hulp en advies. Ze adviseren en ondersteunen leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag;

3. Meldingen / klachten behandelen

De vertrouwenspersoon behandeld en registreert alle melding en klachten rondom ongewenst gedrag.

4. Werken en coachen naar oplossingen

Een vertrouwenspersoon bespreekt samen met de medewerkers de situatie. Ze brengen de huidige en gewenste situatie in kaart en kijken naar mogelijke oplossing. Dit kunnen oplossing zijn in informele sfeer maar ook andere oplossingsmogelijkheden zoals een klachtenprocedure of het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties.

Een vertrouwenspersoon moet uiteraard altijd vertrouwelijk omgaan met verkregen informatie. De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en mag dus niets doorgeven – bijvoorbeeld aan de werkgever – over de inhoud van gesprekken of correspondentie.

Wet & regelgeving vertrouwenspersoon

Is er wet & regelgeving met betrekking tot ongewenste omgangsvormen en grensoverschrijdend gedrag? Ja zeker! Bedrijven zijn volgens de Arbowet verplicht om hun medewerkers te beschermen tegen zogenaamde ‘psychosociale arbeidsbelasting’, afgekort PSA. PSA houdt in: discriminatie, seksuele intimidatie, agressie en geweld of pesten op het werk, met stress als gevolg.

Één van de grootste arbeidsrisico’s

Psychosociale arbeidsbelasting is een beroepsziekte die in Nederland veel voorkomt. Het is één van de grootste arbeidsrisico’s. De gevolgen van PSA worden vaak onderschat:

  • de arbeidsproductiviteit neemt af,
  • het kan het imago van de werkgever schaden,
  • kosten kunnen oplopen tot € 45.000 per pestgeval, door ziekteverzuim, juridische kosten en vervangingskosten.

Je voldoet met een gedegen PSA-beleid dus niet alleen aan de wettelijke verplichting, het is ook essentieel voor een goede bedrijfsvoering!

Is een vertrouwenspersoon verplicht?

Alle mensen hebben recht op een veilige werkomgeving. Daar moet je als werkgever niet alleen voor zorgen maar je bent het ook wettelijk verplicht. Werkgevers moeten hiervoor een beleid opstellen en ook daadwerkelijk uitvoeren. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan een belangrijk onderdeel van dit beleid zijn.

Externe vertrouwenspersoon versus interne vertrouwenspersoon

Bedrijven kunnen kiezen voor een interne of externe vertrouwenspersoon. Kortom iemand ‘binnen het bedrijf’ of iemand ‘buiten het bedrijf’. Zo kan een eigen medewerker worden opgeleid tot vertrouwenspersoon. Het is niet verstandig om een medewerker of personeelsfunctionaris naast de reguliere functie ook aan te stellen als vertrouwenspersoon in verband met conflicten. Voor de werkgever zijn er de volgende mogelijkheden:

1. Een intern vertrouwenspersoon aanstellen.

Een voordeel van deze aanpak is dat de vertrouwenspersoon altijd aanwezig is. Het nadeel is dat de vertrouwenspersoon in dienst is van de organisatie. Hierdoor kan er door de werknemer worden getwijfeld aan de onafhankelijkheid van de persoon in kwestie. Dit bleek wel uit het debacle rond de seksuele intimidatie bij de Voice of Holland. De werkgever dacht het goed geregeld te hebben, maar niets is minder waar. Er wordt dan ook afgeraden om een bedrijfsmaatschappelijk werker of personeelsfunctionaris, naast de reguliere taak, aan te stellen als vertrouwenspersoon. Dit kan namelijk conflicten in de reguliere taken tot gevolg hebben. Deze aanpak werkt dus pas goed als er één persoon binnen de organisatie uitsluitend de rol van vertrouwenspersoon heeft.
Coaching Nederland kan de opleiding tot vertrouwenspersoon verzorgen.

2.Een (vaste) extern vertrouwenspersoon aanstellen.

Dit heeft als voordeel dat deze professional echt onafhankelijk is. Een nadeel van een extern vertrouwenspersoon is dat de werkgever minder tot geen invloed heeft de aanpak van de vertrouwenspersoon, behalve dan voor een andere te kiezen, als de samenwerking niet optimaal is. Binnen het (landelijke) netwerk van Experts van Coaching Nederland bevinden zich verschillende professionals op het gebied van psychosociale belasting. Wij bieden dus keuze uit meerdere vertrouwenspersonen.

Een coach als vertrouwenspersoon

Het voordeel van een professionele coach als vertrouwenspersoon is dat de vertrouwenscoach, naast het verzorgen van opvang van de medewerker, deze ook helpt weerbaarder te worden tegen ongewenst gedrag. Voorkomen is beter dan genezen.

Coaches focussen zich, vanuit hun professie, namelijk vooral op de mogelijkheden in plaats van uitsluitend op de moeilijkheden. Dit bespaart kosten, bijvoorbeeld op verzuim en uitval. Coaches zijn daarbij, als geen ander, gewend om samen met de werknemer én de werkgever oplossingen te vinden. Vertrouwen bieden is hierbij hun belangrijkste waarde.

Het nadeel van een coaching kan zijn dat de kosten hoger zijn, omdat de coach niet alleen een aanspreekpunt is, maar ook daadwerkelijk gaat voor duurzame oplossingen. Op de middellange en lange termijn bespaart dit wel kosten.

Opleiding vertrouwenspersoon

In een opleiding vertrouwenspersoon leer je wat een vertrouwenspersoon is en wat de taken van een vertrouwenspersoon zijn. Je leert wat je als vertrouwenspersoon kan en mag doen in situaties rondom ongewenst gedrag waardoor je in staat bent om dit op professionele wijze op te vangen. Je kunt goed inschatten welke ondersteuning het beste is en adviseert de organisatie op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Er zijn diverse aanbieders van opleidingen voor vertrouwenspersoon.

Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen

Naast de diverse opleidingen is er een Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen, afgekort LVV. De LVV is een beroepsvereniging van vertrouwenspersonen inzake ongewenste omgangsvormen op de werkvloer. Er zijn ruim 1.600 vertrouwenspersonen lid van de LVV, waartoe zowel interne als externe vertrouwenspersonen behoren. Het doel van de vereniging is het behartigen van de belangen en ondersteunen van de aangesloten vertrouwenspersonen. Daarnaast richt de LVV zich op de verdere ontwikkeling en erkenning van het beroep van vertrouwenspersoon en bevordert en bewaakt de kwaliteit van de beroepsuitoefening.

Wil je weten welke Opleiding Vertrouwenspersoon en welke bij- en nascholing (BNS) voor vertrouwenspersonen door LVV zijn geaccrediteerd? Dan verwijzen zij u graag naar de website van Kiwa voor het overzicht van geaccrediteerde opleidingen.

Protocol vertrouwenspersoon

In het protocol vertrouwenspersoon leg je alles vast wat een medewerker moet weten in het geval van ongewenst gedrag op de werkvloer. Wat is een vertrouwenspersoon, welke procedures zijn er, welke taken heeft de vertrouwenspersoon in jouw organisatie, welke bevoegdheden heeft deze persoon, wat zijn de gedragscodes, welke stappen moet een medewerker doorlopen, hoe is de vertrouwenspersoon te bereiken? Zorg dat er geen onduidelijkheden zijn en twijfel wordt weggenomen in geval van ongewenst gedrag. Je wilt niet dat dit soort situaties onder tafel blijven.

Stappenplan vertrouwenspersoon

Stappenplan vertrouwenspersoon

Zelf aan de slag met psychosociale arbeidsbelasting? Met behulp van onderstaand stappenplan proberen we je een beetje op weg te helpen. Toch een beetje hulp nodig? We helpen je graag verder!

1. Aandacht voor preventie

Veiligheid op de werkvloer begint met bewustwording van het feit dat grensoverschrijdend gedrag ook veel op het werk voorkomt. Uit cijfers blijkt dat de dader van misbruik in de meeste gevallen iemand is uit de directe omgeving van het slachtoffer. Dat kan gaan om iemand uit de familie, van de sportclub of het werk. Reden dus om ook op de werkvloer aandacht te hebben voor dit onderwerp.

2. Opstellen beleid, protocol en procedures

In het beleid beschrijf je hoe je er als organisatie mee omgaat en welke procedures er in het leven zijn geroepen in het geval van grensoverschrijdend gedrag.

3. Vertrouwenspersoon aanstellen

Als op de werkvloer iemand behoefte heeft aan een vertrouwelijk gesprek rondom ongewenst gedrag kan een vertrouwenspersoon een belangrijke rol vervullen. Wat zijn aandachtspunten bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon:

  • Afhankelijk van de samenstelling van het personeelsbestand kan een organisatie ervoor kiezen om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen, Bijvoorbeeld, zowel intern als extern. Hierbij kan worden gelet op geslacht, leeftijd of afkomst, zodat het slachtoffer altijd terecht kan bij iemand waarbij hij of zij zich het best op zijn gemak voelt.
  • Zorg ervoor dat de vertrouwenspersoon de organisatie goed kent en gemakkelijk toegankelijk is voor de werknemers.
  • Geef de vertrouwenspersoon een eigen kamer die afgesloten kan worden of laat de gesprekken buiten de organisatie plaatsvinden, in een voor de medewerker extra veilig omgeving.
  • Naast het aanstellen van een (in- of externe) vertrouwenspersoon is het van belang dat een organisatie een duidelijk beleid heeft tegen ongewenst gedrag en zelf het goede voorbeeld geeft. Voorkomen blijft immers beter dan genezen.

4. Gedragscode en/of omgangsregels vaststellen

In een gedragscode staat wat je als werkgever verwacht van je medewerkers. Een gedragscode is een officieel document waar iedere medewerker op de hoogte van moet zijn en soms zelfs moet ondertekenen. Het verschil met omgangsregels is dat een gedragscode een vaste set regels is voor iemand die verantwoordelijkheid draagt voor anderen. Je hebt verantwoordelijkheid voor de ander en daarom moet je je op deze manier gedragen. Omgangsregels zijn afspraken in een groep over hoe je met elkaar omgaat. Deze afspraken maak je met elkaar en je houdt elkaar eraan.

Er zijn natuurlijk overeenkomsten tussen omgangsregels en gedragscodes. Voor zowel de gedragscode als de omgangsregels geldt, dat wanneer deze worden overschreden, degene die zich er niet aan houdt hierop wordt aangesproken.

Hoe kom je als groep aan omgangsregels?

Coaching.nl kan je helpen om gedragscode of omgangsregels op te stellen. Die omgangsregels zijn belangrijk om te hebben, maar erover nadenken is minstens zo belangrijk. Het is ook goed om dit bijvoorbeeld jaarlijks te herhalen of wanneer de samenstelling van de groep veranderd.

5. Beleid uitvoeren

Dit klinkt als een open deur maar met alleen een protocol en procedures kom je er niet. Zorg dat het beleid wat je hebt geschreven ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd en houd een vinger aan de pols. Zorg dat het maken van een melding laagdrempelig is en medewerkers op de hoogte zijn van het beleid. Pijl regelmatig (minimaal 2x per jaar) of je medewerkers ook daadwerkelijk het gevoel hebben dat er een persoon in de organisatie is waar ze hun verhaal kwijt kunnen.

Coaching Nederland helpt werkgevers bij het realiseren van een gezonde psychosociale arbeidsbelasting. Dit doen we door voorlichting te geven op de werkvloer, te helpen met het opstellen van een beleid, opleiding(en) te verzorgen, te dienen als onafhankelijk meldpunt en bijvoorbeeld door medewerkers weerbaar te maken tegen ongewenst gedrag.

Je medewerkers hebben recht op een veilige werkomgeving!

Naast je verplichting als werkgever verdienen je medewerkers
een werkomgeving waar ze zich veilig voelen
en er een aanspreekpunt is bij ongewenst gedrag
met inzet van de vertrouwenscoach

Ben je als medewerker geconfronteerd met ongewenst gedrag? Neem dan contact op met Coaching Nederland.
Wij benaderen je werkgever, met een verzoek tot financiering van jouw coachingtraject met een vertrouwenscoach.