Inkoopvoorwaarden

Inkoopvoorwaarden (WorkLife) Coaching trajecten

Hieronder staan de voorwaarden waar een WorkLifeCoaching traject van Coaching Nederland aan dient te voldoen

Een WorkLifeCoaching traject behelst:

A. Een telefonisch gesprek met de coachee waarin:

  • een afspraak wordt gemaakt voor een vis-à-vis intakegesprek met de coachee (en diens leidinggevende),
  • wordt verwezen naar de website www.coaching.nl/welkom,
  • wordt verzocht om de volgende formulieren in te vullen:
  • het Intakeformulier (check of minimaal vraag 1 t/m 5 is ingevuld),
  • de Mentale Thermometer.

B. Een intakegesprek van om en nabij 45 minuten met de coachee alleen en 30 minuten in het bijzijn van de leiding-

gevende (tenzij dit laatste aantoonbaar geen goed plan is voor het resultaat van het traject).

Indien de leidinggevende niet bij het gesprek aanwezig kan zijn, bestaan er twee opties:

  1. een verzoek aan de leidinggevende om het ‘Intakeformulier voor leidinggevende’ in te vullen;
  2. een door de coach geschreven (Trajectbeheer)verslag van een (telefoon)gesprek met de leidinggevende.

C. Een basistraject bestaat uit 7 uur, waarvan:

  • 5 uur coaching (vis à vis contact, online en/of telefonisch contact met de coachee),
  • 1,5 uur voorbereiding en rapportage (in Impr0ve),
  • 0,5 uur evaluatie, preferabel middels een driegesprek met de leidinggevende en de coachee.
  • De volgende ingevulde formulieren:
  • Van elk gesprek een ingevuld Sessieverslag door de coachee en/of gespreksverslag door de coach,
  • een Mentale Thermometer door de coachee aan het eind van het traject,
  • een evaluatieformulier door de coachee,
  • een evaluatie formulier door de leidinggevende of een door de coach geschreven verslag (in Trajectbeheer) van een (telefoon)gesprek met de leidinggevende.

* De Brief aan je beste vriend(in) over de coaching is geen verplichting maar een (aan te bevelen) optie om in te laten vullen vóór het laatste gesprek.

* Wij raden aan de tijdregistratie bij Trajectbeheer/Verslag te gebruiken. De kans is aannemelijk dat Intermediairs (met name de verzekeraars) dit in de toekomst gaan verlangen.

Impr0ve en Facturatie

Sinds 1-5-2012 geldt voor alle (start)trajecten dat je een factuur mag sturen, nadat de volgende zaken in orde zijn:

  • de startdatum (datum van het eerste gesprek) in Impr0ve is ingevoerd,
  • de leidinggevende (of een andere verantwoordelijke contactpersoon inzake dit traject), middels een eigen Impr0ve account, als Supervisor aan het traject is verbonden,
  • het Intakeformulier, minimaal één Mentale Thermometer en het Intakeformulier voor de leidinggevende (of een gespreksverslag over het intakegesprek met de leidinggevende) zijn ingevuld,
  • dat er tenminste 3 gespreksdata (intakegesprek + sessie 1 en2) in Impr0ve zijn ingevoerd,
  • dat deze 3 gespreksdata op de factuur staan vermeld,
  • dat van minimaal 3 gesprekken een verslag is gemaakt. Dit verslag is in de basis een Sessieverslag, ingevuld door de coachee (of een gespreksverslag van de coach),

In het incidentele geval dat de coachee pertinent geen sessieverslag wil maken,

  1. wordt hiervan (bij het verzenden van de factuur aan CNL) melding gemaakt.
  2. heeft de coach in zijn gespreksverslag (Trajectbeheer, 3e tabblad, ‘Verslag’) hierover een aantekening gemaakt, welke op aanvraag moet kunnen worden overlegd.

Om tot betaling over te kunnen gaan, dienen op de factuur de volgende zaken vermeld te staan:

  • Trajectnummer,
  • Naam van de coachee en de organisatie,
  • De (start)datum van het eerste gesprek (meestal het intakegesprek),
  • de data van de twee volgende sessies (nadat ze hebben plaatsgevonden),
  • BTW nummer + KvK nummer,
  • een bedrag van € 125,- voor het intakegesprek + € 575,- voor het basistraject = € 700,- + de btw.

Voor andere trajecten kunnen, afhankelijk van de omstandigheden, andere bedragen gelden.

Verlengtrajecten

In principe is een verlengtraject gelijk aan het basistraject, tenzij (door CNL) een ander traject is geoffreerd.

Een verlengtraject wordt door CNL gefactureerd nadat door CNL van de opdrachtgever een schriftelijke goedkeuring is ontvangen. De coach wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld. Coaches die zonder die schriftelijke goedkeuring aan het traject beginnen doen dit derhalve onder eigen verantwoording.

In Impr0ve is een verlengtraject dat volgt op een traject van een intermediair (Achmea, ANWB, Movir, etc.) te herkennen doordat naast de intermediair tevens Coaching Nederland door CNL als Intermediair is toegevoegd. Het traject(nummer) blijft hetzelfde.

(N.B. Momenteel verandert Impr0ve trajectnummers uit CoachingPro automatisch in Impr0ve trajectnummers. Dit zal in de loop van de tijd steeds minder voorkomen).

Onder het tabblad ‘Documenten’ binnen ‘Trajectbeheer’ is de getekende opdrachtbevestiging terug te vinden. (N.B. Binnenkort wordt het tabblad ‘Documenten’ aan Trajectbeheer toegevoegd).

Een verlengtraject kan door de coach aan CNL worden gefactureerd, nadat er drie gesprekken hebben plaatsgevonden en drie Sessieverslagen/gespreksverslagen in Impr0ve staan.

De betreffende data dienen op de factuur te worden vermeld.

Voor een basis verlengtraject kan de coach € 575 + € 50,- voor (acquisitie) = € 625,- in rekening brengen.

Afronding van trajecten

Afronding van een traject wordt aangegeven door het traject in Impr0ve op ‘afgehandeld’ te zetten. CNL ontvangt hiervan automatisch een bericht.

(N.B. Momenteel werkt de functie nog niet 100%. Meldt tot nader orde aan annemarie@coaching.nl dat het traject is afgerond).

Betaling

Het uitgangspunt is dat facturen standaard worden betaald nadat de opdrachtgever heeft betaald en aan bovengenoemde zaken is voldaan. Op het tijdstip van betaling zijn twee uitzonderingen:

1. Indien een traject na 6 maanden nog niet is afgerond (maar er al wel 3 gesprekken zijn gevoerd) mag de coach, onderbouwd door de plausibele reden van de lengte van het traject, om een deelbetaling (50%) vragen.

2. In het geval dat het om een klant gaat (niet een traject, maar een klant) die door een coach is aangebracht mag de klanteigenaar om eerdere betaling vragen.

Het Coaching Nederland Supportteam (CNS).