Begeledingsprotocol

COACHPROTOCOL 11-1-2012

Voor de uitvoering van coachingtrajecten voor Coaching Nederland

Stappen

Substappen en bijzonderheden

A. Start

1. Aanmelding nieuw traject

Een intermediair, opdrachtgever, werk-nemer (cliënt) of Coaching Nederland voert een mogelijke nieuw traject in CoachingPro. De coach krijgt hiervan bericht en ziet het traject in het traject-overzicht van CoachingPro staan.

Coaching Nederland of de coach verwijst de cliënt voor instructie naar de website www.coaching.nl/welkom.

Heb je zelf een nieuwe cliënt of opdrachtgever, log dan in CoachingPro in en klik op de link ‘Nieuw traject aanmaken’. Volg de stappen in het systeem. Het systeem stuurt automatisch een mail met daarin inlognaam en wachtwoord naar het ingevulde
e-mailadres. Elke opdrachtgever en/of klant krijgt in het CoachingPro systeem een relatienummer (bijvoorbeeld B000200). Het systeem koppelt aan elke opdracht een trajectnummer, bijvoorbeeld abc00231.

Daarnaast dient de Klant, de opdrachtgever (de organisatie) én, indien betrokken, de intermediair (bijvoorbeeld Achmea of Coaching Nederland) te zijn ingevoerd.

Bij een opdracht die via Coaching Nederland binnenkomt benadert CNL één of meer coaches met de vraag of zij beschikbaar zijn voor de opdracht.

De coach reageert op de opdracht door zijn/haar beschikbaarheid aan CNL mede te delen.
CNL kiest op basis van alle data een coach uit.

2. Contact opnemen met de cliënt

De geselecteerde coach neemt zo snel mogelijk (binnen 48 uur) contact op met de cliënt om op een zo kort mogelijke termijn een afspraak te plannen voor een intakegesprek.

In gevallen waar het CNL nog niet duidelijk is welke coach zij dient in te schakelen neemt CNL eerst contact op met de cliënt. Vervolgens wordt in het systeem de opdracht aan de desbetreffende coach toegewezen

3. De intakefase

Op de coaching.nl/welkom pagina is de client verzocht het ‘Intakeformulier’ en de ‘Mentale Thermometer’ in te vullen. Deze formulieren vindt de cliënt onder het gele mapje ‘Klant Docs’ op diens trajectpagina, welke direct verschijnt nadat hij/zij is ingelogd:

Vul, indien het intakeformulier na telefonisch contact met de cliënt nog niet is ingevuld, een afspraakformulier in met daarin het verzoek het Intakeformulier (en de Mentale Thermometer) in te vullen.

Vul, zodra de datum van het intakegesprek bekend is, deze in CoachingPro in. Klik hiervoor op het trajectnummer, rechtsboven kun je de datum selecteren en opslaan. De datum geldt als startdatum van het traject en is belangrijk voor de facturatie door Coaching Nederland.

4. Offerte

Bij opdrachten via Achmea is er geen offerte traject noodzakelijk.

Bij opdrachten voor Achmea wordt het korte WorkLifeCoaching traject vergoed. Hierbij hebben medewerkers recht op 1 coachingtraject per jaar.

5. Facturatie

A. Coaching Nederland factureert (waar mogelijk) aan de opdrachtgever, zodra er een getekende overeenkomst tot een coachingopdracht ligt.

B. Bij trajecten die via de verzekerings-maatschappij binnenkomen factureert CNL zodra er in het trajectoverzicht een cijfer (uit het sessieverslag) in de laatste kolom te lezen is. Dat omdat CNL er dan zeker van is dat het traject is gestart.

De coach mag aan CNL factureren nadat het eerste twee sessieverslagen door de coachee zijn ingevuld (en opgeslagen).

CNL betaalt de factuur van de coach binnen 8 dagen na ontvangst van de betaling van de opdrachtgever en nadat de naam van de leidinggevende in CoachingPro vermeld staat en er te zien is dat minimaal twee sessie-verslagen door de coachee zijn ingevuld.

Voor het korte WorkLifeCoaching traject (van Achmea) kan de coach € 700,- in rekening aan Coaching Nederland in rekening brengen, € 125,- voor 45 minuten intake met de coachee en 30 minuten met de leidinggevende.
€ 575,- voor 5 uur coaching + 1,5 uur voorbereiding en rapportage + (0,5 uur) voor een (vis-à-vis) evaluatiegesprek met de leidinggevende.
Alle bedragen zijn excl. 19% BTW.

Zodra de intake heeft plaatsgevonden en de cliënt geeft aan door te willen gaan met de coaching, kan de coaching worden gestard. Indien de cliënt te kennen geeft niet met de coach door te willen gaan, neemt de coach contact op met Ineke Bueno of een andere verantwoordelijke bij Coaching Nederland.

De desbetreffende coach kan in geval van een traject dat niet doorgaat niets in rekening brengen.

N.B. Op termijn zal factureren met behulp van het systeem mogelijk zijn. Tot die tijd is het de bedoeling zelf een factuur naar CNL te sturen naar het volgende adres of te mailen naar annemarie@coaching.nl

Coaching Nederland

Tav. mw. Annemarie Ortelee

Postbus 2597

2002 RB Haarlem

Stappen

Substappen en bijzonderheden

B. De inhoud van het coachingtraject

6. Rol leidinggevende

Betrek de leidinggevende en waar nodig andere betrokkenen in het coachingtraject (bijv. Bedrijfsarts)

Bespreek, daar waar mogelijk, na het traject, de resultaten met de leiding-gevende, preferabel via een vis-à-vis contact of anders minimaal telefonisch.

Dit biedt niet alleen een geweldige service naar de organisatie en de coachee toe, maar levert vaak een hechtere band met de leidinggevende op, waardoor meer coachopdrachten vanzelfsprekender worden.

Het is regel dat de coach na het intakegesprek contact opneemt met de werkgever of leidinggevende om diens rol in het traject te bespreken.

Verzoek de leidinggevende vooraf aan het gesprek een ‘intakeformulier voor leidinggevende’ in te vullen en na afloop een ‘evaluatieformulier voor leidinggevende.

Gebruik hiervoor de mogelijkheid in Coaching Pro en maak de leidinggevende aan in het systeem:

– Klik op het trajectnummer

– Klik linksbovenaan op ‘gegevens wijzigen’

– Bij punt 4. Overige betrokkenen. Klik op link om

pagina leidinggevende aan te maken.

– Vul gegevens van de leidinggevende in.

– Klik op opslaan.

– Klik onderaan op de button ‘Klik hier om de

opdracht c.q. aanvraag op te slaan.
Het systeem mailt, na het aanmaken van een
account, automatisch de inlognaam en wachtwoord.

– Ga vervolgens terug naar trajectenoverzicht

– Mail de leidinggevende de bevestiging van de

Afspraak en het verzoek het ‘intakeformulier voor
leidinggevende’ voor het gesprek in te vullen.

7. Coachingsessies

Een basiscoaching traject bevat totaal 7 uur dienstverlening. Daarvan is 5 uur vis-à-vis coaching. Deze kan naar eigen inzicht worden verdeeld over 4 of 5 sessies. Voor de nabespreking met de leidinggevende staat een half uur.
De overige anderhalf uur wordt besteed aan voorbereiding, contact tussen de sessies door en verslaglegging door de coach.

Vul na elk gesprek voor jezelf de trajectverlooppagina en een afspraakbevestiging voor de coachee in.
Verzoek daarin de coachee binnen 48 uur na elke sessie in het traject een sessieverslag te maken.
De link naar dit formulier vind de coachee in zijn/haar documentenmapje op de site. Bespreek het Sessieverslag de volgende bijeenkomst met de coachee.

8. Contact tussen sessies

De coachee heeft de mogelijkheid tussen de sessies contact te houden met de coach, telefonisch, per mail of via het logboek- of de berichtenfunctie in CoachingPro.

Gebruik het logboek als reflectie-instrument. Laat de coachee het logboek daarom regelmatig invullen. De coach kan daarop reageren. Zo ontstaat een vorm van e-coaching tussen de sessies door.

9. Tussenrapportage coach

De coach legt na elke sessie in het trajectverloop vast wat de stand van zaken is.

Klik hiervoor in CoachingPro in het trajectoverzicht op het blauwe icoontje in de kolom: ‘Trajectverloop’.

10. Overige formulieren CoachingPro

Tip: Laat de coachee voor de laatste sessie van het traject je klant ‘Een brief aan je beste vriend(in)’ over de coaching schrijven. Je kunt het principe van de brief ook voor andere doeleinden gebruiken.

Of gebruik de mogelijkheid om eigen formulieren in CoachingPro te uploaden.

C. Afronding Coachingtraject

Stappen

Substappen en bijzonderheden

11. Evaluatie cliënt

Laat de cliënt nogmaals de ‘Mentale Thermometer’ invullen en het ‘Evaluatieformulier cliënt’.

De cliënt vindt de formulieren onder ‘Documenten’ op diens trajectenpagina. De coach is geheel verantwoordelijk voor de inhoud van de coachinginterventie, maar wordt wel op de resultaten ervan door CNL geëvalueerd.

12. Evaluatie leidinggevende

Laat de leidinggevende een ‘Evaluatieformulier voor Leidinggevende’ invullen.

De leidinggevende vindt het formulier in het mapje ‘Documenten’.

Houd een evaluatiegesprek met leidinggevende en cliënt om behaalde resultaten, bevindingen en een eventuele verlenging te bespreken.

13. Afsluiting Traject

Sluit het traject af in CoachingPro.

Sluit het traject vervolgens af:

– klik op het trajectnummer

– vul rechtsbovenaan de einddatum in

– klik op opslaan

Het traject is dan zichtbaar bij ‘Afgehandelde trajecten’.

14. Na halfjaar nogmaals contact opnemen met de cliënt

Neem een halfjaar na afsluiten van het coachingtraject nogmaals contact op met de cliënt en laat eventueel de mentale thermometer nog een keer invullen.

Stappen

Substappen en bijzonderheden

D. Verlenging van het coachingtraject

15. Via Achmea

Volgens de voorwaarden van de Present en de Livvit polis heeft een medewerker recht op één coachingtraject per jaar indien leidinggevende en/of P&O adviseur in overleg met de bedrijfsarts daar goedkeuring aan geven.

Indien akkoord is verleend, kan de organisatie opnieuw een traject aanvragen bij de Presentdesk van Achmea onder vermelding dat de medewerker al bekend is via een eerder traject en onder vermelding van de naam van de coach.

De coach kan hetzelfde in rekening brengen als het basistraject, namelijk € 700,- (€ 125,- intake,
€ 575,- voor 5 contacturen en 1,5 uur voorbereiding rapportage, tele- en e-coaching tussen de sessies door + 0,5 uur nabespreking met de leidinggevende). Dit is een all-in tarief, reiskosten en verslaglegging zijn inbegrepen. Alle bedragen zijn excl. 19% BTW

16. Via het bedrijf

Mocht gedurende het coachingtraject blijken dat een verlenging gewenst is en er kan niet worden gewacht tot het volgende jaar, dan is verlenging mogelijk waarbij de organisatie zelf de coaching betaald.

‘Verleng’ het traject in CoachingPro, met Coaching Nederland als intermediair.

Zorg, voordat je begint, een geschreven goedkeuring van de opdrachtgever / leidinggevende (via Coaching Nederland ontvangen) hebt.

Procedure:

– ga in overleg met leidinggevende over de kosten.
Er zijn verschillende mogelijkheden:

* Basis coachingtraject = 5 uur (4-5 gesprekken) + voorbereiding, rapportage en evaluatie
€ 995,- excl. BTW

* Middellang traject = 8 uur + voorbereiding, rapportage en evaluatie € 1.495,- excl. BTW

* Lang coachingtraject = 11 uur + voorbereiding,

rapportage en evaluatie = € 1.995,- excl. BTW.

– mail de adresgegevens, ter attentie van wie de

factuur kan worden verstuurd en eventuele

kostenplaats aan naar annemarie@coaching.nl.
CNL stuurt een offerte aan de opdrachtgever.
– Na ontvangst van de opdrachtbevestiging ontvangt
de coach bericht dat het verlengtraject kan worden
gestart.
– ‘Verleng’ het huidige traject.
– Selecteer bij intermediair Coaching Nederland
(‘CNL’ id = ‘2’).
– Facturatie door CNL vindt rechtstreeks plaats aan

het bedrijf.

– Zodra de tweede sessie van het vervolgtraject heeft

plaatsgevonden, kan de coach een factuur sturen

naar:

Coaching Nederland

Tav. mw. A.M. Ortelee, Postbus

2597, 2002 RB Haarlem.

Factuur ter waarde van € 90,- per uur voor de
coaching, € 45,- voor administratie en + (+) 5%

acquisitieprovisie.
Dit komt neer op de volgende bedragen:
* Kort coachingtraject € 625,- excl. BTW
* Middellang coachingtraject, € 930,- excl. BTW
* Lang coachingtraject, € 1.250.- euro excl. BTW.